Бухгалтерский аутсорсинг: виды, плюсы и минусы

1. Главная
\
2. Полезная информация
\
3. Публикации
\
4. Бухгалтерский аутсорсинг: виды, плюсы и минусы

Ведение и развитие бизнеса сопряжено с необходимостью ведения учета и сдачи бухгалтерской отчетности и поддержания соответствующего документооборота. Традиционным вариантом для решения данного вопроса считается наем штатного специалиста. Однако в последнее время все чаще бухгалтерский аутсорсинг предлагает более выгодные условия сотрудничества. Рассмотрим преимущества и недостатки его выбора по сравнению с созданием штатной должности.

Содержание:

• Когда бухгалтерский аутсорсинг необходим?
• Аутсорсинговая бухгалтерия сегодня
• Варианты сотрудничества
• Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
• Как устроен аутсорсинг?
• Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером
• Бухгалтерский аутсорсинг: минусы
• Контроль над аутсорсингом
• Цены на аутсорсинговые услуги
• Как выбрать аутсорсинговую фирму?

Когда необходим бухгалтерский аутсорсинг?

К услугам бухгалтерского аутсорсинга компании могут прибегать по различным причинам: сложившиеся обстоятельства, условия ведения бизнеса, выгода от сотрудничества и др.

Выделяют несколько случаев, когда аутсорсинг бухгалтерского учета будет востребован:

• ненадежность штатного бухгалтера – штрафы налоговой службы, жалобы партнеров и контрагентов, мошенничество или даже простое увольнение специалиста способно поставить компанию в неприятное положение с риском потерять не только средства, но и репутацию;
• некомпетентность имеющегося специалиста – отказ от ответственности или решения вопросов с контролирующими органами, неспособность представить экспертное мнение по делам компании, недостаток опыта, неготовность работать с новыми технологиями;
• снижение расходов – услуги внештатного специалиста нередко обходятся дешевле, особенно с учетом затрат на оборудование штатного рабочего места и закупку необходимых для работы программ;
• наличие нескольких учредителей и разных взглядов на развитие бизнеса – в этом случае возникают опасения о сговоре партнеров с бухгалтерией и манипулировании данными, чего не может произойти при найме внештатного специалиста от аутсорсинговой компании.

Подобные проблемы возникают у многих компаний и могут оказать существенное влияние на ее развитие.

Аутсорсинговая бухгалтерия сегодня

Многие владельцы бизнеса оценивают аутсорсинг по прошлым десятилетиям, когда данная услуга только начинала предоставляться. Сегодня современные технологии коммуникаций, правовая база и принцип работы аутсорсинговых компаний гарантируют надежное и эффективное сотрудничество.

Однако с аутсорсинговой компании в случае необходимости может быть взыскан материальный ущерб, если ее деятельность привела к нарушениям. Данный пункт указывается в заключаемом договоре и гарантируется Гражданским кодексом.

Варианты сотрудничества

Отдельно выделяют и порядок сотрудничества с внештатным специалистом. Для небольшой компании нередко достаточно одного работника. Для более крупной организации бухгалтерия на аутсорсе потребует нескольких специалистов. Часть из них может работать в самой компании, однако по расписанию и правилам их бухгалтерской фирмы.

Такие услуги актуальны для обработки и первичной документации. Дальнейшая работа ведется в составе команды, каждый представитель которой отвечает за свой спектр работ. Этот подход гарантирует надежность обработки и оформления документов, исключая ошибки и нестыковки.

Помимо практических услуг, важное значение уделяется консультированию. В данный вопрос включается оповещение об актуальных изменениях в законодательстве, предоставление рекомендаций по развитию и расширению, а также по оптимизации финансовой структуры, бухгалтерии и налогообложения.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Выделяют следующие виды бухгалтерских услуг на аутсорсинге:

• консультирование – к такому варианту прибегают при необходимости проверить работу штатного сотрудника, а также в случае специфической деятельности компании, которая может предполагать некоторые отличия от стандартного документооборота;
• частичный аутсорсинг – в этом случае внештатному специалисту передается в работу только часть процессов, к примеру, расчет заработной платы или оформление налоговой отчетности, подходит для руководителей, стремящихся сохранить контроль над бухгалтерскими процессами;
• полный аутсорсинг – бухгалтерия полностью передается на внештатное обслуживание;

Как устроен аутсорсинг?

Многие владельцы бизнеса ошибочно полагают, что при найме аутсорсингового специалиста вся ответственность за бухгалтерию переходит на него и его фирму. Однако в соответствии с законодательством, независимо от того, кто подает отчетность, ответственность за нее несет генеральный директор.

Услуги аутсорсинга при этом регламентируются заключенным договором. Его функция сводится к юридическому закреплению прав и обязанностей сторон. В случае нарушений, приведших к ошибкам и штрафам, генеральный директор вправе требовать с аутсорсинговой компании возмещение материальных убытков. Способность покрыть материальный ущерб подкрепляется страхованием деятельности аутсорсера.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером

Выделяют следующие преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

• решение кадрового вопроса – аутсорсинговая фирма самостоятельно назначает специалистов для сотрудничества, ориентируясь на нужды клиента и специфику его деятельности, в случае необходимости сотрудник переназначается без потери времени;
• качество бухучета гарантируется репутацией фирмы, в случае ошибок она расплачивается за них и материально в соответствии с условиями договора;
• аутсорсер не просто оформляет отчетность и закрывает бухгалтерию, сотрудничество дополняется информированием о законодательстве и возможностях развития бизнеса;
• оплата идет за выполняемую работу и рабочее время, не приходится тратиться на выходные и отпуска;
• затраты снижаются и за счет отсутствия необходимости оборудовать рабочее место, покупать соответствующее оборудование и программное обеспечение;
• конфиденциальность – по сравнению со штатным бухгалтером, который может оказаться и не очень надежным сотрудником, аутсорсер – это полноценный партнер, заботящийся о своей репутации.

Отдельно обращают внимание и на профессионализм работников сторонней компании.

Аутсорсинговая компания предоставляет уже проверенных специалистов. Она тестирует их, определяет квалификацию и возможности. Многие профессионалы и сами стремятся работать в таких фирмах, поскольку они предоставляют больше возможностей и гарантий для карьерного роста.

Бухгалтерский аутсорсинг: минусы

Для оценки перспектив сотрудничества обращают внимание на риски и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг:

• удар по репутации в случае некачественных услуг аутсорсера;
• потеря конфиденциальности также зависит от порядочности аутсорсинговой фирмы;
• операционные ошибки – несмотря на материальную компенсацию в перспективе могут привести к проблемам с контролирующими органами и партнерами;

Важно учитывать, что большая часть рисков связана с надежностью фирмы-аутсорсера. Сотрудничество с небольшими, только открывшимися компаниями, или фрилансерами может обернуться серьезными проблемами. Однако такие же риски существуют и при найме штатного бухгалтера. Поэтому для их минимизации обращают внимание на проверенные, уже зарекомендовавшие себя фирмы.

Контроль над аутсорсингом

Для контроля над аутсорсинговыми бухгалтерскими услугами владельцам бизнеса предоставляются следующие возможности:

• личный кабинет – позволяет отслеживать выполняемую работу, ее статус, сроки готовности;
• доступ в бухгалтерские базы, позволяющий также отслеживать состояние обслуживания;
• иные возможности, предоставляемые аутсорсером.

В последнем вопросе важно учитывать, что компания и сама стремится не только к качественному результату, но и к открытому сотрудничеству с клиентом. Это обусловлено материальными рисками в случае ошибок и нестыковок.

Цены на аутсорсинговые услуги

Стоимость аутсорсинговых услуг зависит от ряда показателей:

• вид услуги, объем работы и первичных документов на обработку;
• количество требуемых операций и занятых сотрудников;
• время работы специалиста с ориентиром на почасовую оплату;
• налогообложение, доход клиента.

У каждой аутсорсинговой компании свои критерии ценообразования. Поэтому важно учитывать не только стоимость услуг, но и перечень действий, которые в них входят. Предпочтение отдают прозрачному ценообразованию с четкими тарифами.

Тарифы Консалтинговой группы АС

Пакет услуг включает:

• Бухгалтерский учет
• Кадровый учет
• Подготовка и сдача отчетности
• Взаимодействие с налоговой, ФСС и ПФР (Подготовка к проверке, Ответы на требования)
• Проверка контрагентов
• Консультации экспертов
• Получение и отправка документов

Как выбрать аутсорсинговую фирму?

При выборе бухгалтерской фирмы для получения аутсорсинговых услуг обращают внимание на:

• длительность присутствия компании на рынке, репутацию, партнерские отношения;
• подробное регламентирование деятельности – наличие стандартов работы и обучения сотрудников говорят о солидности и ответственности фирмы;
• технологии, программное обеспечение – наличие нужных лицензионных программ, а также инструментов для мониторинга и контроля над деятельностью аутсорсера;
• материальная ответственность – солидная фирма страхует свою деятельность и готовность страховщика поддержать ее лишний раз доказывает репутацию и надежность аутсорсинговой компании.

При выборе фирмы для бухгалтерского аутсорсинга важно учитывать и масштаб компании, количество задействованных сотрудников. Если фирма небольшая, то ее возможности ограничены, она подойдет для сопровождения небольшого бизнеса или предпринимательского дела. Крупной компании следует обращать внимание на такие же крупные аутсорсинговые фирмы, способные предоставить большие команды специалистов.

Блок с сопутствующими услугами (обслуживание, аутсорсинг, бухгалтерский учет)

По вопросу отзывов важно понимать, что их могут оставлять не только довольные или недовольные клиенты. Поэтому обращать внимание стоит на рекомендательные письма от партнеров, оформленные и заверенные печатью компании.