Подотчетное лицо: определение, учет расчетов

1. Главная
\
2. Полезная информация
\
3. Публикации
\
4. Подотчетное лицо: определение, учет расчетов

Внесение платежей за компанию или индивидуального предпринимателя, а также закупка необходимых материалов и другие расходы требуют делегирования соответствующих прав доверенному сотруднику. Подотчетное лицо – это работник, с которым имеется трудовой или гражданско-правовой договор, и который получил средства под отчет для оплаты требуемых расходов. Порядок делегирования подобных полномочий, выдача денег и отчетность по оплате имеют четкую регламентацию, которая должна отражаться в бухгалтерии.

Содержание:

• Кто такие подотчетные лица?
• Порядок выдачи денег под отчет
• Расчеты с подотчетными лицами 2024
• Учет расчетов с подотчетными лицами
• Расчеты с подотчетными лицами: счет
• Расчеты с подотчетными лицами: актив или пассив
• Подотчетные лица в балансе
• Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Кто такие подотчетные лица?

Подотчетным лицом может выступать любой работник компании, включая высшее руководство. Для привлечения человека со стороны оформляется гражданско-правовой договор. Передача средств под отчет документируется в соответствии с установленным регламентом.

Расходы, которые оплачивает доверенное лицо, должно быть связано с деятельностью компании. Это может быть уплата взносов или пошлин, закупка необходимых материалов, услуг. По понесенным затратам в бухгалтерию предоставляются отчетные документы, обычно это чеки на покупку, накладные, акты, товарные чеки.

Порядок выдачи денег под отчет

С 2021 года действует следующий порядок выдачи денег под отчет:

• если средства запрашиваются работником, то он составляет соответствующее заявление в свободной форме на имя руководителя, обязательно излагается цель расходов, это может быть как закупка канцтоваров, так и оплата проезда;
• на основании запроса, или в случае инициативы руководителя, издается приказ о передаче средств, его можно оформить сразу на несколько сотрудников по разным запросам или на одного для регулярного использования, обязательно указываются личные данные доверенных лиц, суммы и сроки;
• подотчетные средства на основе приказа могут быть выданы в наличной форме из кассы организации, начислением на банковскую карту заявителя или на корпоративный счет компании;
• в кассе средства выдаются на основе расходно-кассового ордера доверенному лицу лично, при переводе обязательно указывается назначение суммы, к примеру, «Перечисление подотчетных средств»;
• по результатам платежа доверенное лицо составляет авансовый отчет с предоставлением подтверждающих документов, отчетность проверяется бухгалтером и утверждается руководителем.

Законодательство допускает выдачу средств на новые расходы без закрытия прежних затрат. Обязательный трехдневный срок сдачи авансового отчета подотчетным лицом упразднен, для упрощения процедуры взаимодействия рекомендуется составить унифицированные формы документов и инструкции.

Расчеты с подотчетными лицами 2024

В 2024 году расчеты с подотчетными лицами выполняются по следующей процедуре:

• оформление заявления и приказа на выдачу соответствующих средств;
• получение утвержденных сумм;
• предоставление отчетных документов, утверждение авансового отчета;
• окончательный расчет с подотчетным сотрудником.

Порядок процедуры и отдельные его положения могут регламентироваться соответствующим положением, принятым в компании. Документ не считается обязательным, однако может определять сроки, порядок, формы документов и другие вопросы.

Заявление составляется в произвольной форме. В обязательном порядке в нем указывается назначение запрашиваемой суммы. Если речь идет о конкретном размере и сроке, то они также указываются. Проставляется дата составления документа.

Приказ о выдаче подотчетных средств также составляется в произвольной форме. В обязательном порядке указывается полное имя доверенного сотрудника, размер суммы, сроки и назначение. Если деньги переводятся на банковский счет лица – указываются соответствующие реквизиты.

В авансовом отчете подотчетное лицо заполняет 1-6 графы оборотной стороны, указывая дату расходов, наименования и реквизиты подтверждающих документов, потраченные суммы.

В бухгалтерии бухгалтер проверяет корректность внесенных данных, фиксирует долг перед подотчетным лицом или возврат остатка, после чего заполняет свою часть на лицевой стороне. Затем документ направляется руководителю.

На заключительном этапе выполняется окончательный расчет с доверенным лицом. Акцентируют внимание на случаях, когда потрачено больше или меньше изначально выделенной суммы.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Если сотрудник потратил больше средств, чем было выделено, то выполняется возврат денег подотчетному лицу. Сроки начисления регламентируются внутренним положением компании.

Если часть средств осталась после уплаты целевых расходов, оформляется возврат от подотчетного лица в кассу. Средства могут быть возвращены наличными или переводом на соответствующий счет компании. В первом случае операция проводится через кассу с оформлением приходного кассового ордера и выдачей квитанции сотруднику. При безналичном переводе для корректного учета обязательно указывается его назначение – «Возврат подотчетной суммы».

Для определения перерасхода или остатка используют авансовый отчет о расходах подотчетного лица. После утверждения документа руководителем принимают решения о возврате средств. Если сотрудник сразу перевел остаток на счет компании – данный шаг должен быть зафиксирован в документе.

Если доверенное лицо отказывается вернуть остаток по переданным средствам, то его можно взыскать через зарплату или суд. В этом случае издается приказ о взыскании, в случае согласия сотрудник пишет заявление в свободной форме и из его зарплаты удерживается соответствующая сумма. При отказе работника обращаются в суд с соответствующими документами.

Компания при этом может простить долг или списать его по истечению исковой давности. В первом случае составляется соответствующий приказ, где указывается сумма и распоряжение по удержанию с нее всех положенных налогов и взносов.

Списать долг можно после истечения трех лет с момента окончания установленного срока возврата. В этом случае на сумму также начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Расчеты с подотчетными лицами: счет

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами выполняется по счету 71. Выдача требуемой суммы, а также возврат денежных средств подотчетному лицу в случае перерасхода проходят по дебету. По кредиту фиксируют расход денег и возврат остатка.

Такой порядок действует вследствие того, что выданная сотруднику сумма еще не считается израсходованной, она фиксируется как дебиторская задолженность работника перед компанией. Ее списание происходит только на основе авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами: актив или пассив

В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц – актив или пассив – записывается в зависимости от текущего статуса выделенных средств. Как и другие задолженности дебиторская фиксируется как актив, а кредиторская – в качестве пассива. Не допускается сворачивание такого сальдо.

Подотчетные лица в балансе

Вопрос о том, считаются ли подотчетные лица актив или пассив, зависит от этапа и состояния расчета. Если сотрудник еще не предоставил отчет по выданной сумме, то сумма учитывается как дебиторское сальдо. В пассиве указывается сумма, которую работник доплатил из собственных средств.

Срок погашения задолженности обычно не превышает года, поэтому она считается краткосрочным обязательством. В строках баланса 1230 и 1520 фиксируется как «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность» соответственно.

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Операции по подотчетным суммам сопровождаются следующими проводками: